In phong bì không khó, nhưng nếu bạn muốn mọi thứ gọn gàng, đúng vị trí và tiết kiệm thời gian, thì vẫn cần một chút mẹo. Với cách in phong bì trong Excel, bạn có thể tự động hóa cả quá trình mà không cần phải làm thủ công từng cái. Chỉ cần chuẩn bị đúng từ đầu, bạn sẽ in được hàng loạt phong bì nhanh, đẹp và cực kỳ chuyên nghiệp. Cùng In Nhanh Nhanh xem hướng dẫn chi tiết bên dưới để biết cách thực hiện nhé.
>>> In phong bì, in bao thư giá rẻ và lấy liền tại TPHCM
Vì sao nên sử dụng Excel để in phong bì?
Nếu bạn đang tìm một phương pháp vừa đơn giản, tiết kiệm lại hiệu quả để xử lý việc in phong bì hàng loạt, thì cách in phong bì trong Excel chính là lựa chọn đáng cân nhắc. Không chỉ hỗ trợ quản lý dữ liệu tốt, Excel còn giúp tự động hóa quá trình in ấn nhờ khả năng kết hợp linh hoạt với các công cụ khác như Microsoft Word.
● Tiết kiệm thời gian và công sức: Với Excel, bạn có thể lưu trữ và sắp xếp thông tin người nhận một cách có hệ thống. Khi sử dụng tính năng Mail Merge trong Word, bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản là có thể in hàng trăm phong bì mà không cần phải làm thủ công từng chiếc.
● Độ chính xác cao: Việc trích xuất thông tin trực tiếp từ bảng Excel giúp giảm thiểu lỗi sai do nhập liệu bằng tay. Các dữ liệu như họ tên, địa chỉ, số điện thoại hay mã bưu chính sẽ được tự động điền chính xác vào từng mẫu phong bì.
● Tùy chỉnh thiết kế linh hoạt: Một trong những điểm mạnh của cách in phong bì trong Excel là bạn có thể dễ dàng điều chỉnh kích thước, kiểu dáng, màu sắc, phông chữ, hay chèn thêm logo để tạo ra phong bì mang đậm dấu ấn thương hiệu.
● Tối ưu chi phí: So với việc thuê dịch vụ in ấn ngoài, việc sử dụng Excel kết hợp máy in văn phòng là giải pháp tiết kiệm, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc cá nhân có nhu cầu in với ngân sách hạn chế.
● Phù hợp với nhiều mục đích sử dụng: Dù là thư mời, thiệp chúc mừng hay tài liệu quảng cáo, cách in phong bì trong Excel đều giúp bạn thực hiện nhanh chóng và chuyên nghiệp.
● Dễ dàng kiểm tra trước khi in: Nhờ tính năng xem trước bản in, bạn có thể kiểm tra toàn bộ bố cục, nội dung và phát hiện lỗi (nếu có) trước khi in hàng loạt, từ đó hạn chế rủi ro và tiết kiệm giấy mực.
>>> Hướng dẫn in phong bì bằng máy in phun chuyên nghiệp
Cần chuẩn bị gì trước khi in phong bì bằng Excel?
Để quá trình in ấn diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp, bạn cần chuẩn bị một vài công cụ và thiết bị cần thiết. Dưới đây là những yếu tố cơ bản bạn nên có:
● Microsoft Excel và Word: Đây là hai phần mềm cốt lõi hỗ trợ bạn trong việc quản lý dữ liệu người nhận và thực hiện in phong bì thông qua tính năng Mail Merge. Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng các phiên bản từ Microsoft Office 2010 trở lên, vì các phiên bản này mới hỗ trợ đầy đủ và mượt mà chức năng trộn thư.
● Máy in phù hợp (phun hoặc laser): Tùy theo tần suất và khối lượng in mà bạn có thể chọn máy in phun hoặc máy in laser. Quan trọng nhất là máy in của bạn cần có khả năng điều chỉnh khay giấy, đảm bảo có thể xử lý phong bì mà không bị lệch, kẹt giấy hay nhòe mực.
● Lựa chọn kích thước phong bì phù hợp: Tùy vào loại tài liệu bạn định gửi mà chọn phong bì có kích thước tương ứng. Các kích thước phổ biến gồm C6 (114 x 162 mm), DL (110 x 220 mm) hoặc phong bì thiết kế riêng theo nhu cầu. Việc chọn đúng kích thước giúp phong bì trông gọn gàng, không bị phồng rách khi đựng tài liệu.
Cách in phong bì trong Excel nhanh chóng
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ phần mềm, máy in và phong bì, bạn có thể bắt đầu quá trình in ấn theo các bước dưới đây. Đây là hướng dẫn cơ bản nhưng hiệu quả, phù hợp với cả người mới bắt đầu.
Bước 1: Mở Excel và tạo tài liệu cho phong bì
Mở Microsoft Excel và tạo bảng tính mới có chứa dữ liệu bạn muốn in. Sau đó nhập các thông tin người nhận vào bảng tính, bao gồm: tên, địa chỉ, thành phố, mã bưu cục,…
Bước 2: Thiết lập kích thước cho phong bì
Chọn kích thước phong bì bạn muốn in. Sau đó trong Excel bạn thiết lập kích thước phong bì khi in.
Bước 3: Thiết lập in
Từ menu chính chọn tab “File”, sau đó chọn “Print” để mở cửa sổ tùy chọn in. Chọn máy in thích hợp rồi bấm vào “Thuộc tính máy in”. Ở cửa sổ máy in bạn tìm tùy chọn để thay đổi kích thước phong bì mong muốn.
Thiết lập các thông số in, gồm: hướng giấy, số bản sao… cùng các tùy chọn khác.
Bước 4: Chèn các trường dữ liệu vào mẫu phong bì
Để tự động chèn thông tin vào phong bì từ bảng tính Excel, bạn sử dụng tính năng Mail Merge trong Microsoft Word. Để thực hiện, hãy mở Microsoft Word và sử dụng chức năng Mail Merge để liên kết bảng tính Excel và tạo phong bì.
Mở Word rồi chọn “Mailings”. Sau đó từ nhóm Create bạn chọn “Envelopes” rồi nhập địa chỉ người nhận và địa chỉ người gửi. Tiếp đến chọn “Add to Document” để thêm phong bì vào tài liệu Word.
Bước 5: In phong bì
Sau khi thiết lập kích thước và chèn thông tin về phong bì, bạn nhấn chọn “Print” trong Word để in phong bì.
>>> Danh sách 99+ mẫu in phong bì đẹp, ấn tượng nhất 2025
Một vài điểm cần lưu ý để tránh lỗi khi in phong bì bằng Excel
Dù bạn đã nắm rõ các bước thực hiện, nhưng để đảm bảo quá trình in phong bì trong Excel diễn ra suôn sẻ và cho ra thành phẩm đẹp mắt, chuyên nghiệp, đừng bỏ qua những lưu ý sau:
● Chọn loại giấy phù hợp: Ưu tiên sử dụng phong bì có chất liệu giấy tương thích với loại mực in bạn đang dùng (mực in phun hoặc laser). Nếu phong bì có bề mặt tráng bóng hoặc chất liệu đặc biệt, hãy in thử trước để đảm bảo mực không bị lem, nhòe hoặc khó bám.
● Kiểm tra driver và kết nối máy in: Hãy chắc chắn rằng máy in đã được cài đặt đúng driver và kết nối ổn định với máy tính. Nếu xảy ra lỗi như không nhận lệnh in, không nhận giấy hoặc báo lỗi driver, hãy cập nhật hoặc cài đặt lại driver mới nhất từ trang chủ của hãng.
● Căn chỉnh vị trí phong bì đúng cách: Đặt phong bì đúng chiều và vị trí trong khay giấy theo hướng dẫn của từng dòng máy in. Việc này sẽ hạn chế tối đa tình trạng kẹt giấy, in lệch hoặc in sai mặt.
● Đảm bảo mực in và đầu phun luôn sẵn sàng: Trước khi in hàng loạt, hãy kiểm tra mức mực in và làm sạch đầu phun nếu cần. Mực đầy và đầu in sạch sẽ giúp bản in rõ nét, không bị mất chữ, sọc trắng hoặc nhòe mực.
● Sử dụng tính năng xem trước (Print Preview): Trước khi in hàng loạt, bạn nên kiểm tra bố cục, vị trí và nội dung hiển thị trên từng phong bì bằng công cụ Print Preview trong Word. Đây là cách đơn giản để phát hiện lỗi sai và chỉnh sửa kịp thời.
● In thử trên giấy nháp: Luôn luôn in thử một vài mẫu đầu tiên trên giấy thường hoặc một vài phong bì mẫu để kiểm tra căn chỉnh và đảm bảo mọi thông tin hiển thị đúng vị trí mong muốn.
Với những hướng dẫn vừa chia sẻ, chắc hẳn bạn đã nắm rõ cách in phong bì trong Excel một cách đơn giản mà hiệu quả. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, phương pháp này còn mang lại sự chủ động và chuyên nghiệp trong từng chi tiết in ấn. Dù là thư mời, thông báo hay tài liệu gửi đi, bạn hoàn toàn có thể tự tay tạo nên những chiếc phong bì chỉn chu, đúng chuẩn. Nếu bạn không có thời gian tự in hoặc muốn thành phẩm chuyên nghiệp hơn, đừng ngần ngại liên hệ ngay In Nhanh Nhanh – dịch vụ in phong bì chất lượng, giao hàng siêu tốc để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí nhé!
>>> 11+ Loại giấy in phong bì phổ biến và thông dụng nhất
