Kẹp giữ tài liệu là một trong những nhiệm vụ cần thiết trong công việc văn phòng để bảo quản những bộ tài liệu lớn mà dần dần bị phình to theo thời gian. Từ đó, các loại kẹp tài liệu đã trở thành những vật phẩm quen thuộc trên bàn làm việc hoặc trên các giá sách tài liệu. Mặc dù những bộ kẹp tài liệu quen thuộc này đã trở nên gắn bó với chúng ta hàng ngày, nhưng bạn có biết lựa chọn các loại kẹp tài liệu như thế nào cho phù hợp? Hãy tham khảo bài viết này để được giải đáp những thắc mắc đó nhé!
Lý do nên sử dụng các loại kẹp tài liệu
Như tên gọi của nó, các loại kẹp tài liệu, còn được gọi là thư mục, có nhiệm vụ chính là giữ chặt các tài liệu như hợp đồng và các giấy tờ quan trọng. Mặc dù nhiệm vụ có vẻ đơn giản, nhưng bên trong nó chứa đựng những ý nghĩa tinh tế:
Kẹp tài liệu tạo ấn tượng dễ dàng bởi tính khoa học và sự chuyên nghiệp trong từng chi tiết nhỏ.
Về hình thức, các loại kẹp tài liệu chứa đựng thông tin quan trọng về doanh nghiệp như tên, địa chỉ và thông tin liên lạc.
Kẹp tài liệu là một hình thức truyền thông "tiết kiệm nhưng hiệu quả", giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Với các giấy tờ quan trọng như hợp đồng, bìa kẹp tài liệu tạo ra sự trang trọng, từ đó tăng khả năng thành công bằng cách thu hút sự quan tâm của các nhà đầu tư.
Những điều bạn cần phải chú ý khi chọn các loại kẹp tài liệu
Hiện nay trên thị trường có nhiều loại kẹp tài liệu khác nhau và để có thể chọn lựa được loại kẹp phù hợp với nhu cầu của mình nhất, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau đây.
Chú ý quy định về căn lề của tài liệu
Theo Nghị định số 30 về căn lề trong văn bản hành chính, văn bản sẽ được sắp xếp trên giấy có kích thước A4. Thông thường, nội dung văn bản sẽ được bố trí theo hướng dọc trên giấy để phù hơp với nhu cầu in ấn hiện nay.
Dưới đây là cách căn lề chuẩn được áp dụng.
Đối với lề trên: Khoảng cách từ mép trên của giấy đến nội dung văn bản là từ 20 đến 25mm, tương đương khoảng 2cm đến 2.5cm.
Đối với lề dưới: Văn bản cũng sẽ có khoảng cách tương tự từ mép dưới của giấy đến nội dung văn bản, từ 20 đến 25mm, khoảng 2cm đến 2.5cm.
Đối với lề trái: Khoảng cách từ mép trái của giấy đến nội dung văn bản là từ 30 đến 35mm, tương đương khoảng 3cm đến 3.5cm.
Đối với lề phải: Khoảng cách từ mép phải của giấy đến nội dung văn bản là từ 15 đến 20mm, tương đương khoảng 1.5cm đến 2cm.
Độ dày của tập tài liệu
Mỗi loại tài liệu sẽ có quy định riêng về độ dày. Ví dụ, trong trường hợp hồ sơ thông thường, việc sắp xếp văn bản và tài liệu sẽ tuân theo thứ tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian. Khi tài liệu hồ sơ bao gồm các tài liệu phim hoặc ảnh, chúng sẽ được đặt trong một bì riêng.
Đối với các tài liệu như băng, đĩa ghi âm hoặc ghi hình, chúng sẽ được đặt ở cuối hồ sơ hoặc bên trong hộp. Trong trường hợp hồ sơ có độ dày vượt quá 3 cm, cần phải chia thành các đơn vị bảo quản riêng biệt để dễ dàng quản lý và sử dụng. Tuy nhiên, cần lưu ý không nên tách hồ sơ khi độ dày dưới 01 cm.
Kích thước của các tập tài liệu
Tương tự, từng loại tài liệu cũng sẽ có kích thước riêng biệt. Ví dụ, với kích thước kẹp tài liệu A4, nó thường có kích thước là 22 x 31cm khi gấp đôi ở giữa để đóng lại, hoặc 44.4 x 31.4cm khi mở ra tính cả lề tràn. Hiện nay, kích thước này của kẹp tài liệu A4 được xem là tiêu chuẩn phổ biến để sử dụng trong các văn phòng và doanh nghiệp.
Chọn kẹp tài liệu như thế nào để bảo vệ được giấy một cách tốt nhất?
Tổng hợp các chất liệu tốt mà bạn có thể tham khảo.
Kẹp Vector
Kẹp tài liệu vector hay còn được gọi với tên gọi khác là folder, đây là dạng kẹp tài liệu bằng bìa giấy cứng được sử dụng để chứa các tài liệu có kích thước A4. Ngoài việc sắp xếp tài liệu, ngày nay, người ta cũng in kẹp tài liệu vector để đáp ứng nhiều mục đích khác nhau như nhận diện thương hiệu, quảng cáo, truyền đạt thông điệp tới khách hàng, và đảm bảo việc trình bày thông tin cho khách hàng diễn ra một cách chuyên nghiệp…
Các loại kẹp tài liệu rút
Kẹp tài liệu rút là một dạng kẹp tài liệu được tạo ra từ chất liệu nhựa, có bề mặt bìa màu trắng mờ và phần gáy bìa được thiết kế với các gam màu hiện đại. Thường được sử dụng để kẹp chặt tài liệu trong các cuộc họp, hội thảo, hoặc quá trình trình ký. So với các loại kẹp tài liệu khác, kẹp tài liệu rút đơn giản và có giá thành tốt nhất.
Các loại kẹp tài liệu trình ký
Kẹp tài liệu dành cho việc trình ký là một loại kẹp tài liệu đã tồn tại từ thời gian xa xưa và thường được sử dụng phổ biến từ những năm 2010 đến nay. Thường được sản xuất từ nhựa cao cấp, điều này đồng nghĩa với việc sản phẩm có giá thành cao và trọng lượng nặng, điều không phù hợp khi sử dụng cho việc trao đổi tài liệu.
Hiện nay, bên cạnh việc sử dụng nhựa, người ta còn tạo kẹp tài liệu trình ký từ chất liệu da, thậm chí in cả logo của doanh nghiệp lên sản phẩm. Như vậy, sản phẩm cũng có vai trò trong việc thúc đẩy thương hiệu.
Các loại kẹp tài liệu dạng càng cua
Kẹp tài liệu kiểu càng cua là một loại kẹp tài liệu được sử dụng rộng rãi trong các môi trường như văn phòng và trường học để thực hiện việc lưu trữ, sắp xếp và phân loại các tài liệu, chứng từ... Mẫu kẹp tài liệu này thiết kế đơn giản, không có sự hiện diện của logo hoặc biểu trưng của công ty doanh nghiệp.
Hơn nữa, các loại kẹp tài liệu kiểu càng cua còn đơn giản và tiện dụng, với cấu trúc gồm hai tay càng cua mở ra để kẹp chặt tài liệu. Điều này giúp người dùng dễ dàng thêm hoặc lấy ra các tài liệu mà không cần phải tháo lắp phức tạp.
>> Xem thêm: Bộ ấn phẩm văn phòng chuyên nghiệp bao gồm những gì?
Địa chỉ cung cấp các loại kẹp tài liệu theo yêu cầu của khách hàng
Hiên nay, In Nhanh Nhanh là đơn vị chuyên cung cấp các loại kẹp tài liệu với giá rẻ và cam kết hoàn thành sản phẩm trong thời gian nhanh nhất. Với đội ngũ nhân viên với chuyên môn cao, chúng tôi cam kết sẽ đem lại những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng của mình.
Ngoài ra, để có thể tham khảo thêm các loại kẹp tại liệu hay công nghệ in flexo khác, bạn có thể ghé thăm website của In Nhanh Nhanh hoặc liên hệ qua hotline: 0918 918 959 để có thể được giải đáp nhanh nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Địa chỉ: 61 Võ Thành Trang, P. 11, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
Email: lienhe.innhanh@gmail.com
Điện thoại:
091 138 4166 (Ms. Vân) - 091 596 8758 (Ms. Trinh) .
094 996 3523 (Ms. Xoa) - 091 263 3649 (Ms. Loan).
0914 640 959 (Ms. Chinh), 0918 702 749 (Ms. Ni).
コメント